Eventos
Automatización para empresas de eventos
Presupuestos que tardan días; el cliente ya eligió a otro.
En resumen
En eventos gana quien responde primero: el cliente pide presupuesto a varios proveedores y se queda con quien llega antes. Automatizamos el tramo que va de la llamada a la propuesta. Un formulario de intake genera la propuesta en web y PDF en minutos dentro de GoHighLevel, y el seguimiento avisa si el cliente no la abre o no contesta.
Por qué se pierden eventos
La propuesta es lenta
Entre la llamada, el análisis, la maquetación y la revisión se van de 1 a 3 días en empresas que trabajan bien. En las que tienen más carga, más.
Cada una sale distinta
Cada comercial la hace a su manera: cambia el formato, el cálculo de precios y el margen aplicado. No hay dos propuestas iguales.
Se pierde el momento
El cliente está interesado justo al colgar. Dos días después ha hablado con otros y ya tomó una dirección.
Nadie sabe si se leyó
La propuesta se envía y nadie sabe si se abrió. El comercial llama «por si tienes dudas» sin información real.
Qué automatizamos
- 01
Intake después de la llamada
El comercial rellena en 3 a 5 minutos el tipo de servicio, fechas, aforo, ciudad, detalles del evento y margen.
- 02
Propuesta generada
Web con URL propia y la marca de la empresa, con PDF descargable, creada a partir del intake.
- 03
Envío inmediato
El cliente recibe el enlace por correo y el CRM registra el envío.
- 04
Seguimiento
Si en 48 horas no la abre, recordatorio. Si la abre y no contesta en 72 horas, aviso al comercial.
- 05
Pipeline de propuestas
Cada propuesta con su estado en GoHighLevel: enviada, abierta, en negociación, aceptada o rechazada.
Qué medimos
- Tiempo desde el final de la llamada hasta que el cliente tiene la propuesta.
- Propuestas enviadas, abiertas y aceptadas cada mes.
- Cuántas se quedan sin respuesta y en qué estado.
Plazo
La implementación completa lleva entre 3 y 4 semanas, según la complejidad del catálogo de servicios.
Caso real · Eventos · Barcelona
Eventos Barcelona: −85% tiempo de respuesta al cliente
Reto
Cada propuesta tardaba entre 1 y 3 días en salir. Para cuando llegaba, el cliente ya se había enfriado o había pedido presupuesto a la competencia.
Solución
Creamos un formulario de intake que se rellena justo después de la llamada y genera la propuesta automáticamente en GoHighLevel, lista para revisar y enviar en minutos, con recordatorios de seguimiento programados.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en salir una propuesta?
En Eventos Barcelona pasó de 1 a 3 días a unos 8 minutos desde el final de la llamada, y el tiempo de respuesta al cliente bajó un 85%.
¿Quién rellena el formulario?
El comercial, no el cliente, justo después de la llamada. Son los datos que cambian en cada evento: servicio, fechas, aforo, ciudad, detalles y margen. Le lleva entre 3 y 5 minutos.
¿Cómo sé si el cliente ha visto la propuesta?
El CRM registra la apertura. Si no la abre en 48 horas, sale un recordatorio; si la abre y no contesta en 72, se avisa al comercial para que llame con información real.
¿Sirve si cada evento es distinto?
Sí. Lo que cambia de un evento a otro va en el intake; la estructura de la propuesta, los precios y las condiciones se repiten. El generador elimina el montaje, no el criterio: una persona revisa antes de enviar.
Servicios que lo resuelven
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