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Automatización de procesos con IA
Las tareas repetitivas, hechas solas.
En resumen
Automatizar procesos con IA es conseguir que las tareas repetitivas —copiar datos, contestar lo mismo, perseguir pendientes— se hagan solas sobre tu CRM. Empezamos por el proceso que más dinero pierde, casi siempre el que va del primer contacto a la venta, y usamos IA solo donde hace falta criterio. El resto son reglas, más baratas y predecibles.
El problema
Tu equipo pierde horas copiando datos, contestando lo mismo y persiguiendo tareas que una máquina haría sin fallos.
Para quién
Negocios con procesos manuales que se repiten cada semana.
Qué incluye
- Mapa de procesos y qué automatizar primero
- Flujos con IA en GoHighLevel, HubSpot o n8n
- Documentos, correos y propuestas generados con IA
- Alertas y tareas automáticas para el equipo
Encaja si…
- La tarea ocurre muchas veces a la semana y sigue reglas que sabrías explicar a alguien nuevo en cinco minutos.
- Consume horas que se pueden contar y su fallo cuesta dinero: un lead sin respuesta, una factura sin emitir, una cita sin confirmar.
- Quieres tener todo centralizado en un CRM, sea GoHighLevel, HubSpot u otro.
No encaja si…
- El proceso ocurre dos veces al mes: construirlo y mantenerlo cuesta más de lo que ahorra.
- Las reglas cambian según quién lo haga: antes de automatizarlo hay que definirlo.
Cómo lo hacemos
- 01
Centralizar
Que todo llegue a un mismo sitio antes de automatizar nada. Si los contactos viven en cuatro bandejas, ninguna automatización puede con ello.
- 02
Automatizar lo obvio
Crear el registro, acusar recibo, asignar y recordar. Sin IA: esto solo ya elimina la mayor parte de la fuga.
- 03
Meter criterio
IA para leer texto libre, clasificar solicitudes y redactar respuestas, sobre un proceso que ya funciona y se mide.
- 04
Medir y ampliar
Comparar volumen, tiempo y fuga con los de antes, y pasar al siguiente proceso. Nunca dos a la vez al principio.
Plazo
Un primer proceso bien acotado se implanta en 4 a 6 semanas, contando la fase de definición, que suele ser la más lenta.
Inversión
- Discovery
- 1.500 € – 15.000 €
- Implementación
- 5.000 € – 25.000 €
- Retainer mensual
- 1.000 € – 5.000 €/mes
El precio exacto se confirma en la auditoría gratuita, no antes.
Caso real · Eventos · Barcelona
Eventos Barcelona: −85% tiempo de respuesta al cliente
Reto
Cada propuesta tardaba entre 1 y 3 días en salir. Para cuando llegaba, el cliente ya se había enfriado o había pedido presupuesto a la competencia.
Solución
Creamos un formulario de intake que se rellena justo después de la llamada y genera la propuesta automáticamente en GoHighLevel, lista para revisar y enviar en minutos, con recordatorios de seguimiento programados.
Preguntas frecuentes
¿Qué proceso conviene automatizar primero?
El que cumple cuatro condiciones a la vez: ocurre muchas veces, sigue reglas estables, cuesta tiempo medible y su fallo tiene consecuencias. En la mayoría de pymes es el tramo que va desde que llega un contacto hasta que alguien hace algo con él.
¿Todo lo hace la IA?
No. La mayor parte de una automatización son reglas: si llega un formulario, crear el contacto, asignarlo y programar el recordatorio. La IA entra donde el dato es texto libre, como un mensaje de WhatsApp o un correo largo. Usarla donde basta una regla es más caro, más lento y menos predecible.
¿Cómo sé si me compensa?
Multiplica cuántas veces ocurre a la semana, cuántos minutos lleva y el coste por hora de quien lo hace: es lo que cuesta seguir haciéndolo a mano. Luego suma lo que se pierde. En procesos comerciales sin sistema, la fuga suele estar entre el 30% y el 60% de los contactos, y casi siempre pesa más que las horas.
¿Cuánto cuesta?
Depende del alcance: el discovery arranca en 1.500 €, la implementación completa va de 5.000 € a 25.000 € y hay un retainer mensual opcional de mantenimiento. El precio exacto se confirma tras la auditoría gratuita, no antes.
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