Salud
Automatización para clínicas y hospitales
Llamadas sin conversión por falta de filtro previo.
En resumen
En una clínica el dinero se pierde en tres sitios: la llamada que nadie cogió, el hueco que queda vacío y el paciente que no vuelve. Automatizamos la respuesta inmediata, los recordatorios con confirmación, la lista de espera y la precualificación sobre GoHighLevel, conectados a tu software clínico y sin sacar la historia clínica del sitio donde tiene que estar.
Dónde se pierde el dinero
La llamada que nadie cogió
Quien busca una clínica llama a varias y se queda con la primera que le atiende. Ese paciente no aparece en ningún informe porque nunca llegó a existir.
El contacto fuera de horario
Una parte grande de las solicitudes entra por la tarde, por la noche o el fin de semana. Si la respuesta llega el lunes a las diez, llega tarde.
El hueco vacío
En clínicas sin recordatorios automáticos, la tasa de ausencias suele estar entre el 15% y el 30%. Cada ausencia es agenda que ya no se puede vender.
El paciente que no vuelve
Terminó su tratamiento, quedó contento y nadie le volvió a escribir. Recuperar pacientes antiguos es lo más barato que existe y lo que menos se hace.
Qué automatizamos, por orden de retorno
- 01
Respuesta inmediata
Venga del formulario, de WhatsApp o de una llamada perdida, en menos de un minuto hay una respuesta que ofrece el siguiente paso.
- 02
Recordatorios con confirmación
Al reservar, 48 horas antes y el mismo día. La respuesta del paciente actualiza la agenda sin que nadie lo teclee.
- 03
Lista de espera
Cuando alguien cancela, se avisa a quien esperaba hueco para ese tratamiento. La cancelación se convierte en cita, no en agenda vacía.
- 04
Precualificación
Antes de la primera llamada se sabe qué tratamiento busca, con qué urgencia y si encaja con lo que ofrecéis.
- 05
Seguimiento después del tratamiento
Un mensaje a los tres meses. Recupera pacientes y genera reseñas, que es lo que trae a los siguientes.
Lo que hay que tocar con cuidado
- Los datos de salud son categoría especial (artículo 9 del RGPD): pedir cita para un tratamiento ya dice algo sobre la salud de alguien.
- El CRM gestiona el contacto, el interés y la cita. La historia clínica vive en el software clínico y no se cruza con el CRM comercial.
- Los mensajes automáticos no nombran el tratamiento: basta con «tienes cita mañana a las 10».
- Un agente informa de servicios, precios y disponibilidad, y agenda. No interpreta síntomas ni orienta sobre un tratamiento.
- Consentimiento explícito y registrado, para poder demostrarlo.
Qué medimos
- Cuántas solicitudes entran al mes y por qué canal.
- Cuánto se tarda de media en dar la primera respuesta.
- Qué porcentaje de citas acaba en ausencia.
- Cuántos pacientes no han vuelto en los últimos doce meses.
Plazo
Entre 4 y 8 semanas desde el diagnóstico. Si solo se puede empezar por una cosa, los recordatorios con confirmación: es lo más barato de montar y lo más rápido de notar.
Caso real · Salud · Madrid
Hospital Capilar: −32% coste por paciente (CPP)
Reto
Captaban muchos leads pero sin ningún filtro previo ni visibilidad del embudo: no sabían qué contactos merecía la pena trabajar ni en qué paso se perdían las oportunidades.
Solución
Montamos un sistema en GoHighLevel que cualifica cada lead con un quiz de scoring, hace seguimiento automático por WhatsApp y, con un Booking SDR, agenda la cita directamente en Koibox. Todo el embudo queda medido de punta a punta: conversión, abandono, citas y ventas.
Preguntas frecuentes
¿Qué conviene automatizar primero en una clínica?
Los recordatorios de cita con confirmación. Es lo más barato de montar, lo más rápido de notar y lo que menos roza la parte delicada de los datos. Después, la respuesta inmediata a las solicitudes que entran fuera de horario.
¿Sustituye a mi software clínico?
No, se conecta a él. El CRM gestiona la captación y la conversación, y la agenda sigue siendo la del software clínico, sincronizada en un solo sentido. Que la agenda viva en dos sitios que se escriben mutuamente acaba en citas duplicadas.
¿Se pueden automatizar procesos con datos de salud?
Sí, con cuidado: consentimiento explícito y registrado, la historia clínica fuera del CRM comercial y mensajes que no nombran el tratamiento. Con mucho volumen o datos sensibles, los agentes pueden desplegarse en un servidor propio en la Unión Europea.
¿Puede un agente de IA atender a los pacientes?
Puede informar de servicios, precios y disponibilidad, y agendar la cita, también fuera de horario. No debe interpretar síntomas ni orientar sobre un tratamiento: eso no es una limitación técnica, es dónde está la línea.
Servicios que lo resuelven
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